Case Study – Como posso controlar os custos da minha empresa

O Carlos criou a sua empresa há cerca de 10 anos. Após um crescimento interessante nos primeiros tempos, a crise afetou sobremaneira a atividade da empresa, levando Carlos a repensar alguns aspetos do seu negócio.

Um dos aspetos que “veio ao de cima” com a crise foi a falta de controlo de custos. Nas palavras de Carlos “Antes da crise nós faturávamos muito bem, e crescíamos ano após ano. Nem havia tempo para olhar para mais nada que não fosse vender, vender, vender. No entanto, a crise e a consequente quebra na faturação mostrou-nos alguns problemas que já existiam, mas que nós ainda não tínhamos detetado”. Ainda segundo Carlos “O controlo de custos era inexistente. Nós não fazíamos ideia em que produtos ganhávamos ou perdíamos dinheiro. Por outro lado, também não sabíamos quais os custos com maior e menor peso.”

Com este cenário, Carlos decidiu há cerca de dois anos que seria imperioso criar um sistema interno de controlo de custos, que lhe permitisse suprir as lacunas identificadas.

A empresa trabalhava com um gabinete de Contabilidade, mas a informação que daí obtinha mostrava-se insuficiente, para além de chegar à sua mão demasiado tarde. Carlos tinha na sua mente que o objetivo principal seria obter informação detalhada e fiável, em tempo útil, sobre todos os movimentos económico-financeiros da sua empresa. “Mas como fazê-lo?”, questionava-se Carlos.

Em busca de uma solução!

Carlos decide então consultar o mercado em busca de uma solução para o seu problema. Numa rápida pesquisa na internet, “descobre” a UWU Solutions e resolve contactar-nos.

O primeiro passo foi o agendamento de uma primeira reunião. Nessa reunião, Carlos descreveu-nos a situação da sua empresa, com especial enfoque na questão da falta de controlo dos custos, o que nas palavras dele “o impossibilitavam de aumentar a rentabilidade do negócio.” Carlos explicou-nos ainda que tinha “uma colaborada na empresa que trata de toda a parte administrativa, e que inclusivamente prepara toda a documentação contabilística antes de a enviar para o gabinete de Contabilidade.” Por seu lado, “A informação que o gabinete de Contabilidade me envia não tem o detalhe que eu necessito, não é facilmente percetível para mim, e para além de tudo chega-me já muito tarde”, acrescentou Carlos.

Traçado o cenário, avançamos para a solução que propusemos ao Carlos…

A Solução!

Na UWU Solutions estamos convictos que, em qualquer processo, a metodologia é a chave do sucesso (ou insucesso) do mesmo. No nosso ponto de vista, os problemas identificados na empresa do Carlos resultam essencialmente da desadequação entre a metodologia atualmente utilizada e o grau de exigência da empresa, nomeadamente ao nível do detalhe e da pertinência temporal da informação contabilística.

Tendo em conta o panorama descrito na reunião, propusemos ao Carlos um modelo baseado em manter fisicamente todo o processo contabilístico dentro da empresa.

Desde logo a documentação contabilística deixaria de “andar em trânsito”, passando a estar em permanência no escritório da empresa, o que obviamente evita possíveis perdas de documentação.

Por outro lado, propusemos que a empresa deveria passar a utilizar o software Primavera, nomeadamente os módulos de Vendas, Compras, Tesouraria e Contas Correntes.

Esta solução integrada, com base no Primavera, assenta no seguinte:

• A UWU Solutions tem uma larga experiência em software Primavera, tendo já implementado soluções com base neste software em diversas empresas, de várias dimensões e áreas de negócios;
• A UWU Solutions está em condições de fornecer à empresa do Carlos o software Primavera em regime de aluguer, com condições especiais;
• A UWU Solutions assegura todas as parametrizações específicas do Primavera, nos módulos referidos, garantindo inclusivamente a introdução naquele de todos os artigos e de todos os clientes que estão no software de faturação atualmente utilizado;
• A UWU Solutions garante as parametrizações necessárias a que seja possível integrar diretamente no módulo de Contabilidade todos os documentos gerados nos módulos de gestão comercial e tesouraria acima referidos;
• A UWU Solutions assegura a formação necessária à colaboradora da área administrativa, para que lhe seja possível processar no Primavera toda a documentação relevante.

Intervenção inicial – Melhoria de processos

Assim, em concreto propusemos ao Carlos uma solução integrada que passaria por dois “momentos”:

Intervenção inicial – Melhoria de processos

Trata-se de uma intervenção pontual, com uma duração estimada de 1 a 3 meses, e que cujos objetivos são:

• Fazer o levantamento da situação atual quanto a procedimentos de arquivo da documentação contabilística;
• Parametrizar o software Primavera, tendo em conta as necessidades específicas da empresa;
• Fornecer à colaboradora as competências necessárias quanto à utilização do software Primavera, bem como no que concerne aos procedimentos de tratamento documental;
• Produzir e entregar um “Manual Primavera”, feito “à medida”;
• Produzir um modelo de “Relatório económico-financeiro” à medida, utilizando a ferramenta “Office Extensions” do Primavera (este relatório servirá de base à apresentação dos Resultados Mensais, e contém todo o detalhe pretendido pelo Carlos);
• O Relatório Mensal pressupõe o fecho contabilístico completo em cada mês;
• Dado que o Relatório está ligado diretamente à Base de Dados do Primavera, é possível a qualquer momento emitir um Relatório atualizado (o Carlos poderá fazê-lo ao dia, se assim o entender);
• Para além disso, o “nosso” Relatório permite ao Carlos interagir com o mesmo, escolhendo o tipo de informação que pretende visualizar (Ex.: pode escolher os meses que pretende analisar numa perspetiva comparativa; pode também escolher os produtos sobre os quais presente ver informação detalhada).

Acompanhamento em permanência – Contabilidade, Fiscal e RH

Acompanhamento em permanência – Contabilidade, Fiscal e RH

Neste âmbito estamos a falar de acompanhamento contínuo por parte de uma equipa composta por 3 elementos:

• Gestor de cliente;
• TOC (Técnico Oficial de Contas);
• Técnico de RH (Recursos Humanos).

No caso concreto da empresa do Carlos, propusemos uma visita quinzenal às instalações do cliente, no sentido de acompanhar e verificar o trabalho desenvolvido, bem como esclarecer dúvidas que surjam sobre determinados aspetos em concreto.

Os nossos serviços incluem o seguinte:

• Contabilidade
• Supervisão e verificação da contabilidade geral;
• Acompanhamento das reconciliações bancárias e de terceiros;
• Realização do fecho mensal;
• Análises económico-financeiras e apresentação de Relatórios Mensais;
• Responsabilidade de Técnico Oficial de Contas.

Fiscal

• Estudo, planeamento e enquadramento fiscal;
• Cumprimento de todas as obrigações fiscais;
• Consultoria e assessoria fiscal.

Recursos Humanos

• Legal e Fiscal;
• Processamento de salários;
• Elaboração de recibos de vencimento;
• Relatório Único;
• Mapas e guias de pagamento de IRS;
• Declarações de Rendimento;
• Segurança Social;
• Inscrições obrigatórias/vários regimes;
• Mapas mensais;
• Informações / esclarecimentos.

Somos parceiros!

Após lhe termos exposto a solução integrada que propomos, o Carlos exclamou: “Nunca me tinham proposto nada parecido com isto! Era mesmo isto que eu estava a necessitar.”

Atualmente a empresa do Carlos e a UWU Solutions são parceiros. O Carlos finalmente tem a informação que pretende, em tempo útil, e estamos já a pensar em conjunto no próximo desafio…

Carlos decidiu consultar a UWU Solutions em busca de uma solução para o seu problema. Se tem um problema idêntico ao de Carlos não hesite em nos contactar.