Vídeo tutorial – Como resolver os atrasos de pagamento na sua empresa

Aquela era mais uma manhã de segunda-feira para Miguel. A caminho da sua empresa, por volta das 8h30 da manhã, já o gerente de conta do seu banco lhe estava a ligar avisando que a conta estava de novo a descoberto que o problema teria que ser resolvido rapidamente. Era sempre o mesmo problema: contas correntes de clientes. Os atrasos nos recebimentos do mês anterior confirmaram a tendência dos últimos tempos. O prazo médio de recebimento tem vindo a alargar, as dificuldades de tesouraria a aumentar, e consequentemente os pagamentos aos fornecedores a terem que ser protelados. Ainda para mais a empresa apresenta resultados positivos no fecho do ano anterior, o que vai resultar em IRC a pagar este ano. Já sem falar do IVA, que tem que ser entregue ao Estado independentemente do recebimento ou não da fatura. Miguel medita todos os dias sobre este problema e já não sabe o que fazer…

Esta curta história fictícia podia ser a de qualquer gestor ou empresário português de uma pequena ou média empresa portuguesa. Efetivamente os atrasos nos pagamentos é um dos principais problemas da nossa economia. Os dados da última edição do estudo da Intrum Justitia revelam que Portugal é um dos países da União Europeia onde se demora mais a pagar as dívidas. Segundo o estudo desta consultora de serviços de gestão de crédito e cobranças, o Estado português demora em média 133 dias a regularizar as suas dívidas, já as empresas apenas saldam as suas contas ao fim de 85 dias.

Em concreto, o atraso dos recebimentos tem como consequências diretas o aumento dos custos financeiros das empresas, pela necessidade de recorrer ao crédito para cobrir as quebras de liquidez, o aumento das dificuldades no cumprimento das responsabilidades para com os fornecedores, o estrangulamento da atividade operacional da empresa por falta de capacidade financeira e o adiamento de projetos de investimento.

Vejamos então algumas regras a seguir na gestão das cobranças da sua empresa, e que o podem ajudar a minimizar este problema:

1. Crie método e organização

Muitos gestores de pequenas e microempresas pecam por não terem uma noção das datas de vencimento das faturas. São casos de empresas com uma organização informal, que sempre lidaram com os atrasos de pagamento e não têm uma estratégia definida na cobrança de dívidas. Este comportamento leva a que os gestores dessas empresas só tomem medidas quando as faturas já venceram, tornando ainda mais moroso o processo de cobrança de dívidas. Por exemplo, crie e implemente um procedimento automático de envio por e-mail de avisos de vencimento aos seus clientes, agendando esse envio para uma semana antes do vencimento da fatura. Com as ferramentas tecnológicas hoje ao dispor das empresas, é fácil implementar este tipo de processo. Experimente, vai ver que resulta.

2. Estabeleça regras

A política de pagamentos da empresa deve estar bem definida e descrita no contrato que estabelece com o seu cliente. Ou seja, se a política da empresa é de que os pagamentos devem ser realizados no prazo máximo de 30 dias, não deve deixar que o seu cliente fique a pensar que poderá saldar a dívida em três meses. Simultaneamente estipule um conjunto claro de procedimentos a ter em conta quando um cliente falha o prazo de pagamento, para que os funcionários da sua empresa saibam como deverão proceder. Defina igualmente os limites de crédito que a sua empresa está disposta a conceder e comunique-os aos clientes.

3. Nem todos clientes são iguais

Embora as regras da sua política de crédito devam ser aplicadas de forma uniforme, poderá haver casos excecionais que exijam da sua equipa de gestão regras mais flexíveis. Dependendo do historial do cliente, é possível, por exemplo, que tenha de oferecer um alargamento do prazo do pagamento aos clientes que renovem as encomendas e que tenham um historial de cumprimento dos prazos de pagamento. Por isso mesmo, avalie até que ponto faz sentido estabelecer um limite de crédito para cada um dos seus clientes.

4. Cobre taxas de juro pelo atraso nos casos mais graves

Uma forma de desincentivar atrasos e encorajar os seus clientes a não derraparem nos prazos de pagamento é através da atribuição de penalizações (juros) quando se verificam atrasos. A legislação atual permite a cobrança de uma taxa de juro de 8% acima da taxa de juro de referência.

5. Crie incentivos a quem paga a tempo e horas

Se a política de crédito da sua empresa é de que os pagamentos devem ser efetuados no prazo de 60 dias, para conseguir receber os montantes devidos mais cedo poderá dar um desconto de 2%, por exemplo, aos clientes que se comprometam a saldar a conta no prazo de 30 dias, ou que façam o pagamento total da dívida no momento da aquisição do produto/serviço.

6. Contacte com os clientes

Não deixe que as faturas e os pagamentos resvalem e acabem por vencer para começar a agir. Monitorize e acompanhe os seus clientes. Antes da data de vencimento, ligue para o cliente, pergunte-lhe qual é a sua opinião sobre o produto ou serviço que lhe forneceu e lembre-lhe do prazo do pagamento. Para isso é importante ter a informação dos contactos dos seus clientes atualizada.