Como escolher o parceiro ideal de serviços de contabilidade

Como escolher o parceiro ideal de serviços de contabilidade

A empresa do José já trabalhava com a XPTO – Serviços de Contabilidade Lda. há vários anos. O José tinha até criado uma relação pessoal com o proprietário desta. Não era propriamente uma relação de amizade, mas davam-se bem e nunca tinham havido problemas de maior. No entanto, o José já há algum tempo que pensava em procurar uma alternativa. A XPTO era uma empresa já antiga, com procedimentos muito rígidos, e que não se tinha adaptado ao passar dos tempos. A sua empresa tinha crescido, o negócio tinha-se tornado mais complexo, e o José sentia falta de um acompanhamento mais eficiente, que lhe prestasse informação económico-financeira mais atempada. É verdade que a XPTO cumpria cabalmente com todas as obrigações contabilísticas e fiscais, mas isso já não era suficiente. José pensava: “se por um lado eles nunca me causaram problemas, o certo é que também nunca me ajudaram a encontrar soluções”.

O que deverá o José fazer para procurar e escolher o prestador de serviços de contabilidade ideal?

Processo de escolha do Escritório de Contabilidade

Referências – recomendações de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes junto dos seus parceiros de serviços de contabilidade.

Presença on-line – É hoje cada vez mais importante analisar e comparar a presença on-line das várias empresas que prestam serviços de contabilidade, nomeadamente o conteúdo que as mesmas disponibilizam no seu site e nas redes sociais. Uma presença forte na internet é, hoje mais do que nunca, um sinal de vitalidade e dinamismo das empresas em geral. E as de serviços de contabilidade não fogem à regra.

Empatia pessoal – É muito importante visitar pessoalmente o escritório para verificar a sua estrutura funcional, falar com os seus representantes e com os seus funcionários, conhecer a dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a visitar a sua empresa, expondo com clareza as suas necessidades e pretensões empresariais. Trata-se de uma relação profissional que se baseia muito na confiança e na empatia, e que se espera dure largos anos. Não cometa o erro de escolher o seu parceiro apenas com base num proposta recebida por e-mail ou por escrito. Conheça pessoalmente o seu interlocutor.

Carteira de clientes – Solicitar ao escritório uma breve relação de clientes para contacto. Desta maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas diretamente junto dos clientes do escritório.

Localização – Embora atualmente, com a proliferação do uso da internet nos processos administrativos, a localização não seja um fator tão relevante como no passado, ainda assim a localização próxima do escritório ou, em alternativa, a possibilidade dos elementos da equipa se deslocarem rapidamente à sua empresa pode ser um dado a ter em conta.

Tamanho – Existem Escritórios de Contabilidade que empregam apenas o contabilista responsável, até grandes firmas com dezenas de funcionários. Se por um lado no primeiro caso pode não haver a capacidade de resposta que necessita, dado tratar-se de uma estrutura demasiado pequena, no extremo contrário temos as grandes empresas do sector cuja capacidade de resposta é inegável, mas que praticam preços muitas vezes para além do que as PME podem suportar. O “segredo” é encontrar o meio-termo.

Valor de Honorários – Certamente que um acompanhamento mais personalizado irá encarecer o valor final dos honorários, ao invés de um serviço mais básico de simples cumprimento das obrigações legais. Verifique as necessidades específicas da sua empresa, pois não valerá a pena estar a pagar por serviços que não utiliza e/ou não necessita. Também importante, aquando da comparação de propostas, é verificar se todas elas propõem serviços idênticos, pois vulgarmente acontece que as propostas mais baixas não incluem determinados serviços que outras com preço mais elevado. A velha máxima de que “o barato sai caro” não pode ser esquecida.

Cuidados logo após a escolha do Escritório de Contabilidade

Após a escolha Escritório de Contabilidade mais adequado para a sua empresa, os seguintes aspetos devem ser tidos em conta:

Esclarecimento Detalhado – Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com todas as suas características e especificidades, a fim de obter do profissional as necessárias explicações e orientações precisas.

Contrato – Solicitar a elaboração de um “Contrato de Prestação de Serviços”, que deverá conter, entre outros pontos: os serviços contratados; o valor dos honorários e respetivas regras de pagamento; processo operacional (entrega de documentos; disponibilização de valores a pagar ao estado; forma de pagamentos de impostos; modo de aviso dos prazos legais; etc.).

Esclareça-se – Não esconda do escritório algo que deseje ou que supusesse que já estava incluído. Pergunte sempre e confirme todas as suas dúvidas. Lembre-se: Este é um dos maiores pontos de desentendimento entre contabilistas e clientes, desde o primeiro dia.

Certifique-se que o Escritório de Contabilidade está a desenvolver o seu trabalho corretamente

O escritório foi contratado e já está a trabalhar para a sua empresa. Agora verifique se a empresa de contabilidade está a agir de forma correta:

Acompanhamento – Certamente todo empresário bem-sucedido, independentemente do tamanho da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos sobre os impostos e encargos legais que incidem sobre a sua atividade e, desta maneira, deverá acompanhar periodicamente os prazos de pagamento dos mesmos, não esquecendo que a responsabilidade de pagamento dos vários impostos e taxas é sempre do empresário.

Certidões de não-dívida – Solicitar, com alguma periodicidade, pelo menos anualmente, certidões de não dívida às Finanças e Segurança Social. Isto permitirá, de alguma forma, confirmar que não existem problemas ou questões pendentes.

Reuniões regulares – Conforme deverá estar previsto no contrato, é importante manter reuniões periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações necessárias relativas ao período de análise. A periodicidade das mesmas deverá ser estabelecida em conjunto pelas duas partes, tendo em conta as necessidades específicas da sua empresa. No entanto, por mais pequena que seja a sua empresa, é imprescindível a realização de pelo menos uma reunião anual.

Como trocar o Escritório de Contabilidade caso não esteja satisfeito com o atual

Poderá chegar o dia em que a sua empresa está insatisfeita com o seu escritório de contabilidade, seja por serviços não prestados conforme o inicialmente previsto no acordo, seja porque a sua empresa cresceu e o seu parceiro não soube acompanhar as suas novas necessidades. É o que está a acontecer com o “nosso” José.

Nesta situação, quais os cuidados a ter em conta? O que é necessário para fazer uma mudança o mais suave possível?

Comunicação por escrito – Em primeiro lugar, a empresa deverá verificar as cláusulas de rescisão existentes no contrato com o escritório atual e quais são as regras para efetivar a rescisão do mesmo. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60 dias para conclusão. Assim, a empresa deverá comunicar por escrito ao atual escritório de contabilidade a intenção de por fim à relação profissional mantida até à data, de acordo com os prazos e restantes regras previstas no contrato inicialmente previsto. Caso não exista contrato, é razoável que essa comunicação seja feita com pelo menos 60 dias de antecedência.

Nomeação de novo TOC – após a rescisão referida no ponto anterior, tem 15 dias úteis para comunicar às Finanças a nomeação de novo TOC (Técnico Oficial de Contas). Caso não cumpra este prazo, a sua empresa poderá ser alvo de um processo contraordenacional.

Pague tudo ao anterior TOC – o novo TOC é legalmente obrigado e comunicar com o anterior no sentido de obter esclarecimentos acerca, entre outras informações, da possível existência de dívidas da sua empresa para com este último. Em caso afirmativo, o novo TOC não poderá assumir funções até que a situação esteja inteiramente regularizada.

Recolha da documentação – o atual escritório de contabilidade tem em sua posse, naturalmente, documentação da sua empresa. A mesma deverá ser devolvida, mas apenas após já não ser necessária ao cumprimento das obrigações legais em vigor até à data de final do atual contrato.

Conclusão

Efetivamente a escolha do parceiro certo é de extrema importância para a sua empresa, pois com todo o conhecimento especializado que possuí, pode resolver e/ou evitar muitos problemas, por um lado, e por outro ajudá-lo a encontrar soluções para os desafios que enfrenta no seu dia-a-dia.

Um parceiro de confiança permite-lhe poupar uma quantidade significativa de tempo, que é então destinada à criação de valor para sua empresa, focando-se no essencial: Ganhar Dinheiro.

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