O desafio da Produtividade na sua empresa

O relógio do escritório marcava 21h17. “Por hoje já chega!” pensou Nuno. Outro dia de intenso de trabalho na sua empresa tinha chegado ao fim, e mais uma vez Nuno estava com aquela sensação de que não tinha sido produtivo. “É certo que não parei o dia todo! Fiz 2 reuniões, uma com a equipa de marketing, outra com um cliente. Respondi a uma dúzia de e-mails…mas estou com a sensação que ainda tenho mais trabalho que no dia anterior. Será que não estou a ser produtivo? Como posso medir a minha produtividade e a da minha empresa?”, matutava Nuno no regresso a casa.

Como poderá o Nuno medir a Produtividade? Que medidas poderá ele tomar para a aumentar?

Vamos dar uma ajuda ao Nuno!

Medir a Produtividade

Como Medir a Produtividade?

Antes de melhorar a Produtividade, temos que ter a capacidade de a medir, pois só sabendo qual a nossa Produtividade atual, poderemos avançar com medidas para a melhorar.

Medir a produtividade, seja da empresa no seu conjunto, seja de cada elemento que nela trabalha, permite analisar a sua eficácia e a sua eficiência. Desde logo, cabe aqui distinguir eficácia de eficiência. Utilizemos o exemplo de um autocarro que parte de Lisboa em direção ao Porto. Eficácia é chegar ao destino pretendido, isto é, à cidade do Porto. Eficiência é fazê-lo de forma a consumir o mínimo de recursos possível. Dito de outra forma, o autocarro pode escolher vários caminhos possíveis para chegar ao Porto. E chegando lá, foi eficaz. No entanto, apenas um deles é o caminho eficiente, por ser o mais rápido e/ou mais curto e permitir, por exemplo, um menor consumo de combustível.

A “Produtividade” baseia-se nestes dois conceitos, procurando avaliar o quão somos eficazes (atingimos os nossos objetivos) e eficientes (gastando a menor quantidade de recursos possível – tempo, dinheiro, energia, etc.).

Vejamos então alguns passos fundamentais para medir a nossa Produtividade:

1.Defina uma unidade de medida

Para calcularmos a Produtividade necessitamos estabelecer a medida a aplicar. Pode ser monetária (o montante recebido; a margem de lucro) ou quantitativa (o número de bens produzidos, de chamadas atendidas, de serviços contratados, etc.).

2.Escolha um intervalo de tempo

É necessário medir a Produtividade durante um intervalo de tempo: uma hora, um dia, uma semana, um mês, um trimestre, um ano, etc. Quanto mais pequeno o intervalo, mais fácil será o cálculo.

3.Meça o resultado do trabalho

Por exemplo, crie uma tabela, por colaborador, com todas as tarefas e registe os seus resultados consoante a medida e o tempo escolhidos (X bens produzidos por hora, por exemplo).

4.Defina o tempo-padrão de cada tarefa

Após o passo anterior, ao fim de algum tempo é possível definir tempos-padrão para cada tarefa. Isto permitir-lhe-á registar e analisar os desvios de tempo ocorridos com determinado colaborador ou tarefa.

5.Calcule a produtividade do trabalho

Pegue nos resultados obtidos durante o período de tempo escolhido e divida-os pelo número de horas de trabalho que foram gastos para obter esses resultados. Exemplo: se um colaborador produziu 120 peças numa semana de trabalho (uma semana corresponde a 40 horas de trabalho), então ele produziu em média 3 peças/hora (isto é, 120/40 = 3).

Após implementar um sistema de medição da Produtividade, baseado em critérios rigorosos e adequados à sua atividade, provavelmente não irá ficar satisfeito e pretenderá implementar medidas para aumentar a produtividade da empresa.

Aumentar a Produtividade

Vejamos o que é necessário fazer para aumentar a produtividade da sua empresa.

1. Localize as falhas

Para aumentar a Produtividade da empresa é necessário descobrir onde o nível da mesma está a ser mais baixo. Analise as compras e vendas, para saber para onde está a sair o dinheiro. Aprenda onde pode cortar nos gastos e estabeleça estratégias de melhoramento económico.

2. Invista na formação

Se investir na sua formação e na dos seus colaboradores, estará a apostar no melhoramento do trabalho de toda a empresa, e consequentemente da sua Produtividade. Traga novas metodologias, experimente novos procedimentos, inove. Fomente a sua equipa a aprender novas formas de desenvolver as suas tarefas, que sejam mais eficientes. Vai ver que a motivação aumenta e as pessoas tornam-se mais produtivas.

3. Crie um bom ambiente de trabalho

Para se fazer um trabalho eficiente é preciso ter condições de trabalho e um meio propício para isso. É necessário investir na qualidade dos equipamentos, manter um espaço de trabalho limpo, seguro e organizado, e, por fim, criar um ambiente de amizade e confiança entre todos os colaboradores da empresa.

4. Interaja com os seus clientes

Não faltam no mercado empresas que prestem o mesmo serviço que o seu. A sua deve distinguir-se pela rapidez de atendimento (como responder a um simples e-mail) e por estabelecer uma boa relação com o cliente, que o faça querer voltar a usar os seus serviços e passar a palavra sobre a qualidade dos mesmos. Experimente criar newsletters e enviar dicas mensais úteis aos clientes da empresa e a base de dados de possíveis clientes. Manterá a sua rede “ligada” a si.

5. Mantenha canais de comunicação internos

Não é só com os clientes que deve manter canais de comunicação. Também é preciso saber o que se passa com os colaboradores da empresa e comunicar com estes. Não ser apreciado é a primeira razão da demissão de um bom colaborador.

6. Estimule os colaboradores

Se for um “chefe” ameaçador e odiado, o seu colaborador (aquele que afinal traz a produtividade para empresa) não terá problemas em demitir-se ou fazer um mau trabalho. Se procurar estimular e recompensar os colaboradores pelo seu trabalho, estes suarão a camisola e produzirão mais para a sua empresa.

7. Repense as suas estratégias

Pode ser necessário repensar os métodos de trabalho aplicados na empresa para aumentar a motivação e a Produtividade. Os melhoramentos podem passar por trabalhar a partir de casa em determinados dias, quando o trabalho o justificar, envolver os trabalhadores na definição de estratégias da empresa ou organizar o trabalho segundo a gestão de objetivos pessoais.

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